Приемка алкоголя снова отняла полдня у бармена. Знакомая картина для многих ресторанов и баров, правда? Бумажные накладные, сверка акцизных марок — рутина, отнимающая силы.

А ведь можно иначе — наладить учет быстро и точно. Современные инструменты убирают ручной труд и страх перед ошибками. Пора взглянуть на автоматизацию повнимательнее.

ЕГАИС — что за зверь и зачем он ресторану

ЕГАИС — это государственная система контроля за алкоголем. Она отслеживает каждую бутылку от завода до конечной продажи. Для общепита это обязательное требование закона, никуда не деться.

Без правильной работы в системе — штрафы и проблемы. Учет остатков, списания, декларации — все должно быть четко. Иначе бизнесу грозят довольно серьезные неприятности.

Но главное — это не только про контроль государства. Это еще и про порядок в собственном баре, что немаловажно. Понимание остатков помогает избежать воровства и лишних трат на закупки.

Подключение к ЕГАИС: не так страшно, как кажется

Чтобы начать, нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Её записывают на специальный носитель — JaCarta или Rutoken. По сути, это ваш электронный ключ к системе.

Дальше понадобится установить УТМ — универсальный транспортный модуль. Это такая программа для обмена данными с ЕГАИС. Обычно ставится на отдельный компьютер где-нибудь в подсобке.

Вроде бы немного шагов, всё выглядит просто. Но вот настройка и поддержка требуют времени и определенных знаний. Особенно если раньше с подобным не сталкивались.

Ручная работа: путь к ошибкам и потере времени

Представьте: пришла поставка алкоголя. Нужно сверить каждую бутылку с электронной накладной в ЕГАИС. Потом еще подтвердить приемку. Целое дело.

А списания? Продали коктейль — нужно списать ингредиенты. Открыли бутылку вина — оформить акт. Всё вручную, через не самый дружелюбный интерфейс УТМ.

И конечно, квартальные алкодекларации. Собрать все данные о движении алкоголя — та еще задачка для бухгалтера. Ошибки здесь обходятся особенно дорого. Рутина просто съедает драгоценное время сотрудников.

Docsinbox: автоматизация приходит на помощь

Надоело тратить часы на сверку и отчеты? Кажется, решение есть — специализированные сервисы. Они берут рутинные задачи ЕГАИС на себя. Docsinbox — как раз один из таких толковых помощников.

Сервис легко интегрируется с ЕГАИС и вашей учетной системой. Накладные подгружаются автоматически, ничего не теряется. Приемку можно делать прямо с телефона, сканируя марки камерой — это сильно упрощает жизнь персоналу на месте.

Удобное приложение для ЕГАИС позволяет не только принимать товар без лишних хлопот. Через него легко делать списания, перемещения между точками и даже инвентаризацию. Все данные сразу попадают куда нужно, и компьютер с УТМ уже не так часто требуется.

А декларации формируются почти сами собой. Программа собирает данные за квартал и готовит отчет. Остается только проверить и отправить — пара кликов. Риск ошибок сводится к минимуму, что не может не радовать.

Плюсы автоматизации: спокойствие и контроль

Главный выигрыш — ощутимая экономия времени персонала. Бармены и менеджеры могут заниматься гостями и сервисом, а не бумажками. Бухгалтер тоже вздохнет свободнее, избавившись от части рутины.

Система сама проверяет многие вещи, выступая своего рода страховкой:

• не даст списать больше, чем числится на остатках;
• просигналит, если цена закупки у поставщика вдруг подскочила;
• проверит корректность данных перед отправкой в ЕГАИС.

Это реальная защита от штрафов и необоснованных трат. Прозрачный учет остатков помогает бороться со злоупотреблениями. Всегда четко видно, сколько и какого алкоголя должно быть в наличии. Инвентаризация превращается из ночного кошмара в быструю и понятную процедуру.

ЕГАИС без нервов: фокус на главном

Работа с ЕГАИС не должна быть постоянной головной болью. Да, требования системы довольно строгие, но инструменты для их выполнения существуют и доступны. Автоматизация в этом деле — уже давно не роскошь, а скорее необходимость.

Docsinbox и подобные ему сервисы возвращают контроль над процессами учета алкоголя. Они позволяют соблюдать закон без лишних усилий и нервотрепки. И что самое ценное — освобождают время для того, что действительно важно: для вашего бизнеса и ваших гостей.

Реклама. ООО "3х ВЭБ" ИНН 5321134100 ОГРН 1095321003073

erid F7NfYUJCUneRHxqWHuSm