Первый сотрудник — важный этап в развитии бизнеса. Предприниматель получает помощника и может передать ему часть ежедневных задач. Одновременно появляются новые обязанности: нужно правильно оформить трудовые отношения, рассчитывать зарплату, вести кадровые документы и сдавать отчётность.

Разобраться в этом проще, если заранее представить весь процесс и не откладывать оформление до первого дня работы сотрудника.

Сначала нужно определить формат сотрудничества

До оформления важно понять, какие отношения будут между бизнесом и исполнителем. Если человек работает по установленному графику, выполняет постоянную трудовую функцию и подчиняется внутренним правилам компании, обычно речь идёт о трудовых отношениях.

Гражданско-правовой договор подходит для конкретной задачи с определённым результатом: например, создать сайт, провести фотосъёмку или отремонтировать помещение. Использовать такой договор только ради упрощения кадрового учёта рискованно. Важен не заголовок документа, а то, как в действительности организована работа.

Какие документы потребуются

Перед началом работы стороны заключают трудовой договор. В нём фиксируют должность, обязанности, условия оплаты, режим работы и другие важные условия. Сотрудника также знакомят с правилами и документами, которые относятся к его работе.

Работодателю нужно организовать хранение кадровых документов и защиту персональных данных. Даже если в компании работает только один человек, его паспортные данные, сведения о зарплате и другие личные документы нельзя хранить в открытом доступе.

Полезно сразу завести отдельную электронную или бумажную папку сотрудника. В ней можно хранить договор, заявления, кадровые документы и сведения, необходимые для расчёта выплат. Понятная система экономит время при отпуске, увольнении или проверке.

Зарплата — это не только сумма на руки

При планировании расходов предприниматели иногда учитывают только зарплату, которую получит сотрудник. Но полная стоимость найма включает дополнительные обязательные платежи и расходы.

Работодатель рассчитывает начисления, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. Кроме того, необходимо учитывать отпускные, больничные, возможные премии, оборудование рабочего места и используемые программы.

Поэтому до найма полезно составить небольшой бюджет. В нём должны быть не только оклад, но и все сопутствующие затраты. Это поможет понять, сможет ли бизнес выполнять обязательства перед сотрудником даже в месяц со сниженной выручкой.

Появляется новая отчётность

После оформления сотрудника сведения о кадровых событиях и выплатах передаются в государственные органы. У разных отчётов свои сроки, а формы и правила могут меняться. Простого напоминания в календаре здесь недостаточно: нужно назначить человека, который будет следить за актуальными требованиями и контролировать отправку документов.

Особенно важно проверять персональные данные сотрудника. Ошибка в фамилии, СНИЛС или других сведениях может помешать приёму отчёта и потребовать исправлений.

Нужно наладить ежемесячный процесс

Кадровая работа не заканчивается после подписания договора. Каждый месяц нужно учитывать отработанное время, рассчитывать зарплату, оформлять отпуска и другие отсутствия, готовить расчётные документы и контролировать обязательные платежи.

Если данные о премиях, больничных или изменении графика передаются в последний момент, возрастает вероятность ошибки. Поэтому лучше заранее определить простой порядок:

• кто сообщает сведения для расчёта зарплаты;
• до какой даты передаются изменения;
• кто проверяет итоговую сумму;
• где хранятся кадровые документы;
• кто отвечает за отчётность и обязательные платежи.

Даже небольшой регламент избавляет предпринимателя от ситуации, когда вся информация хранится в переписке и зависит от памяти одного человека.

Обязательно ли нанимать отдельного бухгалтера

Ради одного или нескольких сотрудников создавать полноценный бухгалтерский и кадровый отдел обычно не требуется. Часть предпринимателей ведёт расчёты самостоятельно, другие передают их внешним специалистам.

При выборе исполнителя важно уточнить, что входит в обслуживание: оформление кадровых документов, расчёт зарплаты, подготовка отчётности, консультации и сопровождение нестандартных ситуаций. Современная бухгалтерия на аутсорсинге позволяет закрыть эти задачи удалённо. Например, «Айти Лион» сопровождает ИП и организации, помогает вести бухгалтерский и кадровый учёт, рассчитывать выплаты и контролировать отчётность.

Первый сотрудник не должен превращать развитие бизнеса в бесконечную работу с документами. Если заранее определить порядок оформления, расчётов и передачи информации, предприниматель сможет сосредоточиться на работе команды, а не на исправлении кадровых ошибок.

Реклама. ООО "3х ВЭБ" ИНН 5321134100 ОГРН 1095321003073

erid F7NfYUJCUneVeSHF35Ct